Poslovni procesi vsakega podjetja ali organizacije vključujejo delo s fizičnimi dokumenti, ki jih med seboj primerjamo. V fazi pogajanja oz. oblikovanja partnerske pogodbe ali aneksa je sledljivost sprememb med dokumentom in njegovim izvirnikom izjemno pomembna. Digitalizacija tega procesa ne pomeni branje obeh dokumentov na različnih zaslonih pač pa hitro, učinkovito in zanesljivo primerjanje, ki ga omogoča FineReader Corporate.

Ste prepričani, da se pogodba pred podpisom ni spremenila?

Ste že kdaj pred podpisom pogodbe porabili več ur, da ste primerjali zadnja izvoda v upanju, da (ne) odkrijete kakšne spremembe, napake? Ste kdaj oblikovali, besedilo v katerem je vaša stranka ali sodelavec v programu za urejanje spreminjal besedilo dokumenta brez funkcije sledenja sprememb? Morda pa je samo že pozna ura in ste enostavno preutrujeni, da bi zaznavali spremembe v besedilu. Rešitev FineReader PDF učinkovito odgovarja na vse opisane situacije, saj poleg svoje vsestranskosti pri pretvorbi in urejanju PDF-dokumentov omogoča tudi hitro in zanesljivo primerjanje dveh različic istega dokumenta.

Varnost in optimizacija poslovnega procesa

Čeprav je bil PDF-format v osnovi zasnovan kot elektronski zapis dokumenta, ki ohranja njegovo originalno obliko in vsebino, je z razvojem digitalizacije ter vse večjo potrebo po optimizaciji dela s PDF-dokumenti danes omogočeno tudi njihovo urejanje s primernimi orodji. Eno od njih je tudi FineReader PDF, ki omogoča hitro, enostavno in interaktivno urejanje dokumenta neposredno v PDF-orodju.

Ker je v formatu PDF sledenje spremembam oteženo, je posledično varnost poslovanja lahko hitro ogrožena. FineReader vam s funkcijo primerjanja dveh dokumentov omogoča, da vedno preverite verodostojnost podatkov, ki so na dokumentu, preden le tega podpišete, delite ali arhivirate.

Če to nalogo primerjanja opravlja eden od zaposlenih, je tveganje za nastanek človeške napake precejšnje, zlasti, če ima dokument več strani. Nezanemarljiv ni niti strošek časa, ki ga delavec nameni za takšno pregledovanje. Z digitalizacijo primerjanja dokumentov proces optimiziramo tako časovno, kot tudi v funkciji varnosti – preden spregledamo napako ali spremembo, ki lahko povzroči dodatne stroške.