Ročno primerjanje dokumentov je stvar preteklosti
Poslovni procesi vsakega podjetja ali organizacije vključujejo delo s fizičnimi dokumenti, ki jih med seboj primerjamo. V fazi pogajanja oz. oblikovanja partnerske pogodbe ali aneksa je sledljivost sprememb med dokumentom in njegovim izvirnikom izjemno pomembna. Digitalizacija tega procesa ne pomeni branje obeh dokumentov na različnih zaslonih pač pa hitro, učinkovito in zanesljivo primerjanje, ki ga omogoča FineReader Corporate.
Ste prepričani, da se pogodba pred podpisom ni spremenila?
Ste že kdaj pred podpisom pogodbe porabili več ur, da ste primerjali zadnja izvoda v upanju, da (ne) odkrijete kakšne spremembe, napake? Ste kdaj oblikovali, besedilo v katerem je vaša stranka ali sodelavec v programu za urejanje spreminjal besedilo dokumenta brez funkcije sledenja sprememb? Morda pa je samo že pozna ura in ste enostavno preutrujeni, da bi zaznavali spremembe v besedilu. Rešitev FineReader PDF učinkovito odgovarja na vse opisane situacije, saj poleg svoje vsestranskosti pri pretvorbi in urejanju PDF-dokumentov omogoča tudi hitro in zanesljivo primerjanje dveh različic istega dokumenta.
Varnost in optimizacija poslovnega procesa
Čeprav je bil PDF-format v osnovi zasnovan kot elektronski zapis dokumenta, ki ohranja njegovo originalno obliko in vsebino, je z razvojem digitalizacije ter vse večjo potrebo po optimizaciji dela s PDF-dokumenti danes omogočeno tudi njihovo urejanje s primernimi orodji. Eno od njih je tudi FineReader PDF, ki omogoča hitro, enostavno in interaktivno urejanje dokumenta neposredno v PDF-orodju.
Ker je v formatu PDF sledenje spremembam oteženo, je posledično varnost poslovanja lahko hitro ogrožena. FineReader vam s funkcijo primerjanja dveh dokumentov omogoča, da vedno preverite verodostojnost podatkov, ki so na dokumentu, preden le tega podpišete, delite ali arhivirate.
Če to nalogo primerjanja opravlja eden od zaposlenih, je tveganje za nastanek človeške napake precejšnje, zlasti, če ima dokument več strani. Nezanemarljiv ni niti strošek časa, ki ga delavec nameni za takšno pregledovanje. Z digitalizacijo primerjanja dokumentov proces optimiziramo tako časovno, kot tudi v funkciji varnosti – preden spregledamo napako ali spremembo, ki lahko povzroči dodatne stroške.
Hitro, učinkovito in zanesljivo primerjajte dokumente s FineReader Corporate.
FineReader PDF = profesionalni primerjalnik dokumentov
Funkcija primerjanja dokumentov je dostopna znotraj rešitve FineReader Corporate. V osnovnem meniju orodja je na voljo z le enim klikom – uporabnik izbere dokument in njegov izvirnik, s katerim ga želi primerjati. V vsega treh klikih sta dokumenta, za katera ni nujno, da sta v enakem formatu, pripravljena na primerjanje.
FineReader PDF je podprt z vodilno OCR-tehnologijo in digitalno inteligenco za učinkovito in zanesljivo prepoznavo, pretvorbo in primerjanje podatkov na dokumentu. Postopek je v povprečju (odvisno od dolžine dokumenta) končan v manj kot minuti.
Morebitne spremembe bo orodje poudarilo/podčrtalo oziroma jih označilo kot komentarje znotraj PDF-dokumenta. Navigacija po slednjih omogoča hiter pregled sprememb, ki jih lahko odobrite (ignorirate) ali izpostavite – optimizacija priprave na naslednje pogajanje oziroma diskusijo znotraj tima. Ker je orodje podprto z umetno inteligenco, učinkovito razločuje med spremembami tipa ali velikosti pisave in vsebinskimi spremembami (fokus lahko določate sami).
Urejanje sprememb je omogočeno neposredno v PDF-orodju, lahko pa jih izvozite v program za urejanje (npr. Word®) – z vključeno funkcijo sledenja sprememb oziroma »Track changes mode«. Tako bo vsaka pogodba, aneks ali kateri koli drug tip dokumenta, ki je še v pripravi, vam in vašim sodelavcem na voljo za nadaljnjo oblikovanje.
Hitro, učinkovito in zanesljivo primerjajte dokumente s FineReader Corporate.
Pametnejša integracija z Microsoft Word®
Word® kot najpogosteje uporabljen program za urejanje besedil podpira integracijo z rešitvijo FineReader. Tako vas bo rešitev opolnomočila, da primerjate dokument kar neposredno iz urejevalnika besedila. Tudi njegovo deljenje je s pametnejšim PDF-orodjem optimizirano. Pod zavihom »ABBYY FineReader PDF 15« lahko s funkcijo »Create PDF and send by e-mail« datoteko že v PDF-formatu brez shranjevanja in pretvorbe dodate kot priponko novega sporočila v povezanem poštnem predalu Outlook. Izjemno priročno, kadar boste pozabili vključiti funkcijo sledenja sprememb ali želeli nastali dokument deliti preko e-pošte.
Še en korak na poti do trajnostne uspešnosti
V procesu digitalizacije je pametno ravnanje z dokumenti ključno za njeno učinkovitost. Ko govorimo o primerjanju dokumenta z izvirnikom, samo njuna digitalizacija ne optimizira tega procesa. FineReader je PDF-orodje z dodano vrednostjo, saj s svojo vodilno OCR-tehnologijo učinkovito in zanesljivo prepozna, pretvori ali primerja podatke na dokumentu. Svoje uporabnike navdušuje s hitro in enostavno uporabo funkcije primerjanja dokumentov. Z njo uporabnika opolnomoči, da ohranja verodostojnost dokumentov in optimizira strošek časa, ki bi ga sicer predstavljalo ročno pregledovanje. Na voljo je v licenčnih različicah Corporate po prilagojeni ceni za podjetja oziroma organizacije. Rešitev brezplačno preizkusite tukaj! Do naslednjič!
