Kako zagotoviti dosledne procese tudi pri delu na daljavo?

V raziskavi, izvedeni leta 2019, je približno 99 % anketirancev izjavilo, da bi preostanek kariere z veseljem delali na daljavo vsaj del časa. Poleg tega je približno 40 % anketirancev izjavilo, da cenijo prilagodljiv urnik, ki ga prinaša delo na daljavo, dodatnih 30 % pa, da jim je všeč dejstvo, da lahko delajo od koder koli, če to zahtevajo razmere. Glede na te rezultate ne bi smelo biti presenetljivo, da je priljubljenost dela na daljavo v zadnjem desetletju zelo narasla – že takrat ni nič kazalo, da bi se lahko ta trend kaj kmalu upočasnil.

Če je torej delo na daljavo že leta 2019 predstavljalo prihodnost poslovanja, je COVID-19 le pomagal, da je prihodnost „prispela“ nekoliko prej, kot je večina mislila, da bo.

Čeprav ima delo na daljavo za podjetja in njihove zaposlene številne prednosti, pa prinaša tudi nekatere izzive – in prav doslednost je morda največji med njimi.

Eden največjih neposrednih izzivov, s katerimi se je pri delu na daljavo soočila večina podjetij, je ta, da je komunikacija med zaposlenimi postala težja in ne lažja, vsaj kratkoročno.

Minili so časi, ko so se pomembne informacije izmenjevale ob pogovorih, na sestankih in s hitrim obiskom pisarne sodelavca. Ni več mogoče priti na tekoče o stanju velikega projekta s hitrim sestankom po kosilu. Zdaj je že za najosnovnejšo komunikacijo običajno potrebnih več telefonskih klicev in neskončen niz e-poštnih sporočil.

Težava je v tem, da se e-poštna sporočila lahko izgubijo (ali pa nizi postanejo nepregledni), telefonski klic pa je mogoče kaj hitro zamuditi, ko vsi koristijo prednosti dela po prilagojenem urniku. To ni le otežilo komunikacije in produktivnosti, ampak je negativno vplivalo tudi na doslednost.

Druga velika težava, ki jo je prinesla doba dela na daljavo, je, da ima večina podjetij nenadoma veliko več podatkovnih silosov kot kdaj koli prej. Ko so vsi zaposleni v pisarni imeli dostop do enakih orodij, ste lahko zagotovili shranjevanje podatkov na istih mestih in na enak način. Danes, ko vsi delajo od doma in imate nenadoma opravka z osebnimi trdimi diski, storitvami shranjevanja v oblaku in drugimi načini shranjevanja podatkov, je to težko zagotoviti. 

Posledično je iskanje ključnih podatkov oteženo in še težje je zagotoviti, da jih prejmejo tisti, ki jih potrebujejo, kar spet negativno vpliva na doslednost v času, ko je ta nujno potrebna. 

K sreči še ni vse izgubljeno. Prave rešitve za upravljanje dokumentacije, kot so M-Files in druge, so zasnovane z namenom, da bi pomagale podjetjem vse te težave rešiti z enim zamahom.

Z uporabo orodja, kot je M-Files, za avtomatizacijo številnih manj pomembnih, ponavljajočih se opravil, ki so zaposlenim včasih vzela preveč časa, lahko znatno zmanjšate obseg komunikacije, potrebne za določeno nalogo. To še posebej velja za naloge, ki se v procesu dela redno ponavljajo. Če zmanjšate količino potrebne komunikacije, boste zmanjšali tudi količino težav, povezanih z njo.

Rešitve za upravljanje dokumentacije, kot je M-Files, omogočajo avtomatizirane delovne procese, ki močno izboljšajo učinkovitost in ponovljivost nalog na vseh področjih. Veliko nalog, ki jih morajo opravljati zaposleni, se redno ponavlja. Vendar če te naloge ročno opravljajo in ponavljajo ljudje ter ni vzpostavljena dosledna struktura, le povečujete možnosti človeške napake in slabšega nadzora kakovosti.

Elektronska avtomatizacija vam prinaša več prednosti: z uvajanjem doslednega in ponovljivega poteka dela zagotavlja, da bo delo vsakič pravilno opravljeno, poleg tega pa bodo zaposleni lahko več časa posvetili bolj pomembnim nalogam, ki vam bodo dejansko prinesle dobiček.

Na splošno je nova doba dela na daljavo, v kateri trenutno živimo, zagotovo prinesla nekaj prednosti. Na žalost pa ta „krasni novi svet“ prinaša tudi veliko izzivov. Na srečo so se pojavile rešitve, ki vam bodo omogočile, da to „novo normalnost“ sprejmete in premagate težave, ki jih prinaša – na vrhu seznama so zagotovo tudi prave rešitve za upravljanje dokumentacije, kot je M-Files.