Živimo v času, ko je digitalno postalo naša vsakodnevna realnost, celo na področjih, kjer si tega še pred nekaj leti nismo mogli zamisliti. Pogosto slišimo pritožbe, koliko časa pravzaprav preživimo za zasloni in kako zelo smo vezani na računalnike ter telefone. In res je, tempo življenja se pospešuje, zahteve v poslu rastejo, mi pa si vsakdana brez pravih orodij skoraj ne predstavljamo več.
Ključ pa ni v tem, da digitaliziramo čisto vse, ampak v pametnem izbiranju. Vsako podjetje se mora vprašati: kateri procesi nam jemljejo preveč časa in denarja ter kje se je bolje umakniti od npr. Birokracije in drugih opravil, ki niso povezana z razvojem našega produkta ali storitve? Ko avtomatiziramo zamudna opravila, nam končno ostane čas za tisto, kar je res pomembno, razvoj in rast naše primarne dejavnosti.
Kdaj avtomatizacija postane neizogibna?
Avtomatizacija ne postane neizogibna čez noč in ni odvisna od velikosti podjetja ali števila zaposlenih. Težave nastanejo takrat, ko opravila, ki niso neposredno povezana z našo dejavnostjo, vzamejo preveč časa ali podaljšujejo procese.
Avtomatizacija postane nujna v primerih, kot sta operativna preobremenjenost in nezmožnost širitve ekipe – na primer, ko visoko usposobljen kader porabi več kot 20–30 % svojega časa za upravljanje dokumentacije ali ko podjetje nima financ za nujno potrebno širitev ekipe oz. na trgu dela ne more dobiti novih zaposlenih. V takih primerih je rešitev avtomatizacija rutinskih opravil. Težava je tudi v tem, da se ob povečanem obsegu dela pogostost napak še poveča, zaradi česar ročni procesi niso več vzdržni. Poleg tega se pri ročnih ali slabo digitaliziranih procesih upočasni odzivni čas, s čimer pridejo v ospredje druga podjetja, ki lahko zaradi bolje optimiziranih procesov v ozadju ponudijo nižjo ceno in hitrejšo storitev.
Veliko podjetij se v današnjem času spopada tudi z regulatornimi pritiski in zahtevami po sledljivosti. Strogi industrijski ali medicinski standardi zahtevajo popolno sledljivost dokumentov, certifikatov in sprememb v realnem času. Ročno vodenje arhivov ob inšpekcijskih pregledih predstavlja preveliko tveganje ter denarne kazni v primeru ne ustreznega upravljanja z dokumentacijo oziroma procesom . Težava pa nastane tudi takrat, ko se podjetja širijo ter odpirajo nove podružnice v tujini ali drugih krajih, kjer se pogosto izgubi nadzor in je treba sistem poenotiti.
Kateri so prvi koraki pri pripravi podjetja na avtomatizacijo?
Pred samo uvedbo sistema so ključni prvi koraki, ki pripeljejo do uspešne avtomatizacije. Ta se namreč lahko začne šele takrat, ko podrobno poznamo in razumemo procese v podjetju.
1. Popis poteka dela
Prvi korak je vedno natančen opis ali izris poteka procesov in dokumentov, od vstopne točke do končnega arhiviranja.
Oredotočimo se na vprašanja: Kdo kaj odobri, kje nastajajo t. i. ozka grla in kje se podatki še vedno ročno prepisujejo? Posebno pozornost namenimo prav ozkim grlom ter poiščemo opravila, ki zaposlenim jemljejo največ časa, se pogosto ponavljajo in temeljijo na jasnih pravilih.
2. Standardizing processes
Pred avtomatizacijo je čas za odpravljanje vseh nepotrebnih korakov, saj je z modernimi rešitvami mogoče avtomatizirati tudi kompleksne procese s številnimi izjemami in specifikami. V tej fazi črtamo vse korake in odobritve, ki niso nujno potrebni oziroma ne prinašajo dejanske vrednosti.
3. Priprava in čiščenje podatkov
Če imamo v sistemu nered, se je težko znajti ter ločiti kakovostne in veljavne podatke od neustreznih. V tej fazi se zato temeljito posvetimo čiščenju podatkov: uredimo baze, odpravimo dvojnike.
4. Upravljanje sprememb in vključevanje ekipe
Največji razlog za neuspeh avtomatizacije je pogosto odpor zaposlenih, ki se bojijo izgube nadzora ali celo delovnih mest. Zaradi tega je ključno zgodnje vključevanje ključnih uporabnikov ter jasna komunikacija ciljev avtomatizacije, ta je namenjena razbremenitvi ekipe in ne njeni zamenjavi.
5. Postopna izvedba
Ne poskušajte avtomatizirati vsega naenkrat. Izberite pilotni projekt in začnite z enim dobro definiranim procesom, kjer so rezultati hitro vidni. Enako pomembno je tudi testiranje in prilagajanje: sistem temeljito preizkusite v praksi z manjšo skupino uporabnikov, zberite povratne informacije ter odpravite pomanjkljivosti pred širitvijo na celotno podjetje.
Zakaj večina projektov avtomatizacije spodleti prav pri uvajanju zaposlenih?
Vsak zaposleni je navajen delati po točno določenem sistemu, ki ga je podjetje razvijalo skozi vsa leta delovanja. Sprememba načina dela oziroma uvedba avtomatizacije zato lahko pri zaposlenih izzove določen odpor. Če ekipa novega sistema noče uporabljati, nam ta v praksi ne bo veliko pomagal.
Vendar rešitev ni v tem, da procesov iz strahu pred odporom ne bi avtomatizirali. Ključnega pomena je, da zaposlenim pomagamo premagati strah pred izgubo nadzora ali zamenjavo. Poleg tega je treba vsako novo avtomatizacijo ekipi čim bolj razumljivo predstaviti ter ji zagotoviti kakovostno usposabljanje in podporo.
Katerih so 3 ključne faze, ki zagotavljajo uspešno uvajanje sprememb v podjetju?
Priprava (Še preden začnemo)
Poiščite interne zaveznike:V vsakem oddelku (nabava, logistika, prodaja, računovodstvo) izberite sodelavce, ki jim tehnologija ni tuja in jih drugi radi vprašajo za nasvet. Ti posamezniki bodo vaša prva linija podpore ter glasniki pozitivnih sprememb.
Jasno pojasnite »Zakaj«: Zaposlenim ne razlagajte le, kako deluje nov sistem, ampak predvsem, zakaj ga sploh uvajate. Poudarite točno določene prednosti zanje: »S tem boste imeli manj ročnega vtipkavanja, manj napak in bistveno manj stresa ob inšpekcijah.«
Izvedba (Trening in zagon)
Treningi po meri: Izogibajte se dolgim, splošnim predavanjem za vse zaposlene hkrati. Delavnice raje prilagodite posameznim vlogam, skladiščnik namreč potrebuje povsem drugačna navodila kot komercialist.
Učenje na pravih primerih: Teorijo pustite ob strani. Ekipa naj se uči na konkretnih primereh in dokumentih, s katerimi se resnično srečuje v svojem vsakdanu.
Korak za korakom: Ne skakači v vodo na glavo s preklopom celotnega podjetja čez noč. Začnite z enim oddelek ali procesom, unovčite prve izkušnje in nato dobre prakse postopoma prenesite naprej.
Utrjevanje (Ko je sistem že živ)
Hitra pomoč brez čakanja: V prvih tednih po zagonu bodite ekipi ves čas na voljo. Vsak dvom ali droben zaplet rešite takoj, da se izognete slabi volji.
Poslušajte in prilagajajte: Odprite vrata za predloge, vprašanja in kritike. Ko zaposleni vidijo, da njihove pripombe dejansko upoštevate in po njih prilagajate sistem, bodo nov način dela veliko hitreje vzeli za svojega.
Kako olajšamo prehod na dokumentni sistem in prilagodimo delovne navade zaposlenih?
V podjetju Soluma podjetjem olajšamo prehod na nov dokumentni sistem z celovitimi in prilagojenimi izobraževanji za vse ravni uporabnikov. Naš cilj je zagotoviti nemoteno poslovanje in popolno samostojnost vaše ekipe:
- Predavanja za končne uporabnike: Ekipo hitro in učinkovito usposobimo za vsakodnevno, enostavno ter varno uporabo sistema.
- Tehnična izobraževanja za IT-oddelek: Vašim strokovnjakom predamo vse potrebno znanje za samostojno upravljanje, vzdrževanje in prilagajanje dokumentnega sistema, s čimer ohranite popoln nadzor v svojih rokah.
Verjamemo, da mora biti vrhunska uporabniška izkušnja vedno na prvem mestu. To načelo dosledno živimo pri oblikovanju intuitivne strukture naših produktov kot tudi pri gradnji zanesljivih, odzivnih in partnerstvu predanih odnosov.
Kje trenutno stojite na poti avtomatizacije?
Niste prepričani, kje trenutno stoji vaše podjetje? Spodaj pustite svoj e-naslov in poslali vam bomo kratek vprašalnik, s katerim boste natančno ugotovili, kje se nahajate na poti avtomatizacije.
Digitalna prihodnost je tu: Kateri je vaš naslednji korak?
Digitalizacija v sodobnem poslovanju ni modna muha, temveč nujnost za prihranek časa in razbremenitev ekipe. Vendar pa uspešen prehod zahteva skrbno načrtovanje, postopno uvedbo in poglobljeno analizo delovnih procesov.
Ključ do uspeha so namreč zaposleni, tehnologija bo prinesla želene rezultate le, če ji zagotovimo ustrezno podporo in jo ekipa zares sprejme za svojo.