Podjetje: GEAPRODUKT d.o.o.
Industrija: Podjetje specializirano za trženje sadja in zelenjave
Izziv
Podjetje GEAPRODUKT d.o.o., družinsko podjetje, specializirano za trženje svežega in predelanega
sadja ter zelenjave, se je soočalo z izzivi pri upravljanju dokumentnega toka. S približno 150
zaposlenimi in več lokacijami podjetje dnevno
obdeluje veliko količino vhodnih in izhodnih
dokumentov. Njihov obstoječi sistem se je zanašal
na OCR prepoznavo za obdelavo računov ter
skeniranje črtnih kod za sledenje izhodnim
dokumentom. Prehod na nov ERP sistem,
Business Central, je zahteval integrirano in poenostavljeno
rešitev za upravljanje dokumentov,
ki bi lahko brezhibno obdelovala tako ERP kot
DMS operacije. Ključni izziv je bil najti rešitev, ki bi
bila enostavna za implementacijo in uporabo ter bi
zagotavljala učinkovitost in natančnost pri obdelavi dokumentov.
Rešitev
GEAPRODUKT se je odločil za Solumo kot rešitev za upravljanje dokumentov zaradi njene enostavne implementacije in uporabniku prijazne izkušnje. Hibridna uvedba je omogočila brezhibno integracijo z njihovim ERP sistemom.
Proces je vključeval:
- Skeniranje vhodnih računov s Soluma WebScan, ki jih je nato poslal na OCR prepoznavo. Po obdelavi so bili računi uvoženi v ERP sistem, kjer se samodejno ustvarijo prejeti računi.
- Skeniranje izhodnih dokumentov, pri katerem je Soluma WebScan prebrala črtne kode in dodelila imena dokumentom. Avtomatizirani procesi so zagotovili pravilno kategorizacijo in integracijo v ERP sistem.
Rezultat
Uvedba Solume je izboljšala učinkovitost in natančnost obdelave dokumentov v podjetju GEAPRODUKT.
Ključne prednosti vključujejo:
- Optimiziran potek dela: Avtomatizirano skeniranje, prepoznavanje in kategorizacija so zmanjšali ročne posege in čas obdelave.
- Izboljšana natančnost: Administrativni portal je omogočil jasen vpogled v stanje obdelave dokumentov, kar je olajšalo zaznavanje in odpravljanje napak.
- Uporabniku prijazen vmesnik: Končni uporabniki so cenili preprostost skeniranja in pošiljanja dokumentov z minimalnim naporom, kar je prispevalo k večji uporabi in izboljšani produktivnosti.
- Integracija z ERP sistemom: Hibridna nastavitev je omogočila nemoteno povezljivost med Solumo in ERP sistemom.
Z rešitvijo Solume je podjetje GEAPRODUKT uspešno optimiziral postopek upravljanja dokumentov, povečal operativno učinkovitost in zmanjšal administrativno obremenitev.