Tole vam bo všeč! Soluma WebScan

V podjetju Soluma smo specializirani za digitalizacijo vseh vrst poslovnih procesov. Že približno desetletje podjetjem širom sveta pomagamo, da hitreje dosežejo želeni cilj s pomočjo naših rešitev. Najmlajša od njih je Soluma WebScan, rešitev z dvojno veliko začetnico. Navdušila vas bo!

Spletna aplikacija Soluma WebScan bo spremenila vaše delo z napravami za skeniranje, kot tudi delo s fizičnimi dokumenti. Rešitev je ustvarjena uporabniku prijazno, saj s svojo enostavno uporabo navdušuje tako tiste, ki so zelo vešči z računalniško tehnologijo, kot tiste, ki so malo manj. WebScan povezuje vašo napravo za skeniranje z nadaljnjimi programi za obdelavo. Fizične dokumente spremeni v elektronske in omogoča njihovo urejanje – z njo lahko digitaliziramo in hranimo samo to, kar zares potrebujemo in na način, kot sami želimo. Poglejmo si glavne funkcije te rešitve in zakaj jo v svojem podjetju potrebujete.

Začnimo s prvo prednostjo uporabe aplikacije WebScan. Če povemo malo po domače, z aplikacijo pridobite vsestranski »skener«. Dokumente lahko uvozite ne samo prek naprave za skeniranje pač pa tudi neposredno iz računalnika. Aplikacija omogoča, da na elektronski dokument dodajamo različne indekse (»datum prejema«, odobritev nadrejene osebe ipd.) oziroma dokumente samodejno klasificiramo (pogodbe, vhodne račune, ostala dokumentacija itd.) – vse to brez tiskanja in na trajnostni način!

Slednje je pomembno, saj lahko podjetje usmerimo na okolju prijaznejšo pot. Z WebScanom ne le preprečimo nepotrebno uporabo papirja, ampak optimalno izkoristimo tudi elektronske vire in tako naredimo nekaj dobrega za boljšo, lepšo prihodnost našega planeta. Poglejmo, kako.

Pogosto vse strani na dokumentu niso pomembne za nadaljnjo obdelavo. Ali pa so, vendar ne vse za isti poslovni proces. WebScan uporabnika opolnomoči, da reorganizira strani znotraj dokumenta, jih loči v različne dokumente ali morda ustvari enostranske dokumente. Vse je v duhu enostavne uporabe – »drag and drop« oz. »klikni, povleci in spusti« je vse znanje, ki ga potrebujete za hitro in učinkovito reorganizacijo strani.

Recimo, da ste poleg računa prejeli tudi carinski list, potni nalog in dobavnico. Za vašo nadaljnjo uporabo sta pomembna le račun in dobavnica, ostali prilogi pa želi shraniti v arhiv, ki jima je namenjen. Znotraj aplikacije spremenite vrstni red in ustvarite nove, eno- ali večstranske dokumente. Tako boste v praktično šestih klikih ustvarili tri nove dokumente, ki bodo pripravljeni za izvoz v poslovni sistem oziroma arhiv.

Pri Solumi imamo veliko izkušenj tudi z delom s PDF-dokumenti. Več o tem si lahko preberete tukaj! WebScan ima edinstveno lastnost, da za združevanje in ločevanje PDF-dokumentov ne potrebujete dodatnih programov. Preprosto z uporabo enega gumba skenirajte ali iz računalnika uvozite več različnih dokumentov v aplikacijo in sami poljubno, kot že znate (»drag and drop«), ustvarite nove dokumente s poljubnimi stranmi in vrstnimi redi ali vse skupaj združite v pregledno celoto. Uf, kako urejeni bodo vaši arhivi.

S spodnjo animacijo želimo prikazati, kako preprosto je ločevanje več dokumentov znotraj aplikacije. V primeru imamo nekaj računov s terena, ki so bili zajeti sočasno. Z le nekaj kliki jih ločimo in ustrezno pripravimo (obrnemo dokument) za nadaljnjo obdelavo.

Brez takšnih in drugačnih črtnih kod za separacijo digitalizacija dokumentov ne bi potekala tako hitro in gladko. Še posebej pri masivnem skeniranju. WebScan pokriva tudi ta aspekt. Podpira veliko različnih tipov separacij, indeksiranja in klasificiranja, v aplikacijo lahko shranimo tudi različne vrednosti črtnih kod, ki jih pri skeniranju le-ta nato prepozna. Ne pozabite, masovno lahko skenirate tudi dokumente direktno iz računalnika! Pa še ta zanimivost: znotraj aplikacije lahko sami določate izvozno kvaliteto, barvo, kompresijo in druge parametre elektronske kopije, s čimer lahko bistveno vplivate na optimalni izkoristek svojih virov.

Ne samo da bodo arhivi urejeni po vaših željah, ampak tudi na ekološki, trajnostni način, ki bo prihranil tako prostor na pomnilnikih, kot tudi pri vaši porabi papirja. Optimalno in zeleno!

Z WebScanom dokument skenirate, uredite po željah in zakrijete občutljive podatke kar vse znotraj aplikacije! Z le nekaj kliki bodo pomembni podatki prekriti, dokument pa pripravljen za nadaljnjo uporabo. Za vse to potrebujete le eno aplikacijo – Soluma WebScan

Prejeti račun skenirate v aplikaciji WebScan, podatki na računu (datumi, zneski, podatki o dobavitelju, kupcu, naročilnice ipd.) pa se pomočjo rešitve SolumaInvoiceReader izvozijo v izbrani računovodski program.

WebScan je integriran v rešitev SolumaInvoiceReader. O njej bomo več pisali v prihodnjih blogih, za zdaj omenimo le, da lahko s pomočjo povezane rešitve SolumaInvoiceReader podatke iz računov direktno izvozite v računovodski program oz. jih pretvorite v E-SLOG 2.0.

S to povezavo se bo vaše delo s fizičnimi dokumenti, predvsem računi, spremenilo za vedno. In to na bolje!

Aplikacija omogoča ustvarjanje linkov oziroma QR-kod, ki jih delite z zaposlenimi. Le-ti s pomočjo linka dostopajo do aplikacije, dokumente zajemajo s telefonom in jih nalagajo v zbirno mesto v aplikaciji, do katerega dostopajo le pooblačene osebe.

Mobilna različica WebScan je z vami prisotna na vsakem koraku. Če smo na začetku omenili, da z WebScanom pridobite še en skener, nismo bili povsem natančni. Praktično jih pridobite toliko, kolikor imate mobilnih pametnih naprav v podjetju, ki bodo postali vaši mobilni skenerji.

Ste že kdaj izgubili račun? ko je natočil gorivo v službeni avtomobil, in je preteklo kar nekaj časa, pa tudi slabe volje, preden ste ta denar vrnili? Morda vaši zaposleni niso dovolj transparentni pri ustvarjanju in prikazovanju stroškov?

Naslednjič, ko boste na terenu prejeli račun ga samo zajemite z mobilno aplikacijo. Tako preprečite, da bi se izgubil, poskrbite, da bo lahko takoj v obdelavi in poskrbite za transparentnost ustvarjanja in prikazovanja stroškov.

V prejšnjih blogih smo govorili o digitalnem delovnem okolju monday.com. WebScan je na voljo vsem uporabnikom te rešitve. Omogoča tudi integracijo v vsa že obstoječa informacijska okolja, ki uporabljajo programske vmesnike API, njegova umestitev pa je hitra in enostavna. Aplikacijo lahko prilagodimo tudi v .

Soluma WebScan je vsestranska aplikacija enostavne uporabe. Uporabniku pomaga pri skeniranju, urejanju fizičnih dokumentov in njihovi pripravi za nadaljnjo obdelavo. Zasnova aplikacije spodbuja in omogoča učinkovitejše urejanje dokumentacije, njena transparentnost pa pripomore k večji gospodarnosti nad viri. Z njo boste prihranili predvsem čas ter pridobili nadzor nad tem, koliko in kaj skenirate. Ravno to zavedanje in razumevanje bo naredilo vašo digitalizacijo bolj učinkovito in zeleno, zaradi večje izkoriščenosti virov (predvsem poraba papirja) pa bomo skupaj stopali po poti trajnostnega razvoja. WebScan podpira tudi masovno skeniranje in separacijo dokumentov s pomočjo črtnih kod. O tem, kako lahko podatke na dokumentih s pomočjo WebScana izluščimo in izvozimo v formatu E-SLOG oz. svoj računovodski program, pa bomo govorili prihodnjič!