Pametno upravljanje vsebine dokumentov z M-Files
Integracija rešitev SolumaInvoiceReader.com® in M-Files
Administrativni postopki so med najzamudnejšimi poslovnimi procesi vsakega podjetja. Izziv, s katerim se v podjetjih srečujemo, je predvsem na kakšen način zanesljivo hraniti, strukturirati in iskati po dokumentih. Sistem mora biti jasen in razumljiv za vse znotraj organizacije in če želimo slediti ciljem trajnosti, mora biti tudi prilagojen časovni in stroškovni učinkovitosti ter potrebam podjetja. Dokumenti sistemi oz. Document Management Systems (s kratico DMS) podjetjem pomagajo stopiti korak bliže popolni digitalizaciji poslovanja in zmanjšujejo odvisnost od papirnih arhivov. Vseeno pa vsak DMS ne rešuje opisanega izziva enako učinkovito. Poglejmo, zakaj.
M-Files – Dokumentni sistem, ki v srčiko postavlja inteligentno upravljanje informacij
Inteligentno upravljanje informacij oz. Inteligent information management (IIM) podjetja opolnomoči, da učinkovito in strukturirano organizirajo, upravljajo ter razumejo podatke iz dokumentov.
M-Files se od ostalih DMS-ov razlikuje po strukturiranju dokumentov in njihovih vsebovanih podatkov – dokumenti niso sestavljeni v hierarhično strukturo map, pač pa so v sistemu shranjeni kot objekti.
Vsak objekt ima svoje lastnosti oz. razrede (tip dokumenta – račun, pogodba, naročilnica itd.; določitve, kdo lahko do dokumenta dostopa; delovni tok (Work Flow) – načrt pomikanja dokumenta znotraj poslovnega procesa) ter metapodatke, ki optimizirajo strukturiranje in iskanje po dokumentih.
Vsak objekt vsebuje le eno, najnovejšo različico datoteke. To spodbuja večjo transparentnost in sledenje zgodovine urejanja in spreminjanja datoteke – ne prihaja do podvajanja datotek in omogoča učinkovit nadzor nad poslovnim procesom.
Učinkovitejši način strukturiranja dokumentov in upravljanja informacij
Iskanje po vsebini dokumentov je hitrejše kot iskanje po njihovi lokaciji
Metapodatki omogočajo, da podatki na dokumentih predstavljajo pojmljive informacije. Dokumenti niso shranjeni v mapah, pač pa so objekti del enotne baze oz. podatkovnega trezorja (Vaulta), kar omogoča iskanje po vsebini dokumentov (metapodatkih). Ta inteligenten pristop k upravljanju podatkov premika meje učinkovitosti pri iskanju dokumentov, iskanju sorodnih oz. povezanih dokumentov (naročilnica in račun; pogodba, aneks in račun …) in njihovem nadziranju (del katerega poslovnega procesa je dokument trenutno – v pripravi, čaka na odobritev, v arhivu).
Namesto iskanja lokacije dokumenta (iskanja po različnih mapah) raje pozornost preusmerite v iskanje po vsebini dokumentov (iskanje po zaporedju znakov: npr. po št. naročilnice, imenu dobavitelja, zneskih itd.).
Racionalizacija administrativnih procesov
Z metapodatki ne racionaliziramo le procesa iskanja dokumentov, ampak tudi njihovo kategorizacijo in indeksiranje. Rešitev je podprta z umetno inteligenco (AI), ki uporabniku pomaga pri inteligentni organizaciji objektov. Ker M-Files v ospredje postavlja IIM, se rešitev osredotoča na funkcionalnost, učinkovitost in večjo produktivnost. To dosega z nevtralnostjo skladiščenja dokumentov in odprto arhitekturo iskanja podatkov. Ameriško raziskovalno podjetje Forrester* ugotavlja, da je tak način iskanja dokumentov in informacij na dokumentih 40 % bolj učinkovit od iskanja po mapah.
Avtomatizirani delovni tokovi – ključ do večje učinkovitosti
M-Files omogoča, da avtomatiziramo vsak poslovni proces, ki vključuje delo z dokumentom, na intuitiven nizkokoden oz. brezkoden (low-code/no-code) način. Dokumente lahko samodejno uvozimo v sistem prek e-poštnega naslova. Ko se objekt ustvari, mu lahko določimo delovni tok, po katerem dokument potuje.
Zemljevid poti lahko ustvarimo brez potrebnega znanja kodiranja, enostavno določimo vstopno in izstopno točko ter pot, po kateri dokument potuje.
Predstavimo princip na primeru priprave pogodbe: M-Files omogoča, da za določen dokumentni razred izberemo že pripravljeno predlogo (tukaj predlogo za pogodbo). Ko pristojni tim za pripravo pogodbe zaključi z urejanjem, dokument samodejno potuje do odgovorne osebe za pregled in pozneje njeno odobritev. Na tak način učinkovito izboljšamo komunikacijo znotraj timov in se izognemo nepotrebnemu tiskanju dokumentov ali pošiljanju po elektronski pošti, ob tem pa imamo 100-odstotno transparentnost in sledljivost procesa – v vsakem trenutku lahko ugotovimo, v katerem procesu je trenutno dokument in kdaj so bile narejene zadnje spremembe.
AI, ki podpira M-Files, samodejno kategorizira in indeksira objekte. Forrester* je v svoji raziskavi ugotovil, da sta ta procesa z uporabo dokumentnega sistema M-Files 60 % bolj učinkovita.
Avtomatizirajte poslovne procese, ki vključuje delo z dokumenti
DMS na vsakem koraku
Mobilna aplikacija M-Files omogoča dostop do sistema DMS tudi mobilno. Zajemite dokument z aplikacijo, ustvarite nov objekt in izpolnite metapodatke. Tudi procesi revizije se lahko izvajajo prek mobilne aplikacije. Fleksibilnost je pomembna dodana vrednost učinkovitega DMS-a.
SolumaInvoiceReader.com®– inteligentno branje vhodnih faktur
SolumaInvoiceReader.com® je najsodobnejša rešitev, podprta z vodilno OCR-tehnologijo, digitalno in umetno inteligenco, ki omogoča kakovostno prepoznavo, pretvorbo in izvoz podatkov iz vhodnih računov v želeni obliki. Rešitev deluje v oblaku, zato uporaba ne zahteva nakupa in uvajanje nove/dodatne programske opreme.
Rešitev uporablja v Sloveniji locirano zaščiteno strežniško infrastrukturo, kar uporabnikom zagotavlja dodaten element varnosti njene uporabe. Storitev verificiranja podatkov zagotavlja do 100% natančnost prebranih podatkov.
Od fizičnega dokumenta do računovodskega programa
Ko 267-odstotna* donosnost še ni dovolj – integracija SolumaInvoiceReader.com® in M-Files
Ker smo rešitev SolumaInvoiceReader.com® razvili sami, lahko zagotovimo, da je integracija z M-Files hitro in enostavno dosegljiva. Omogoča samodejno pošiljanje vhodnih računov v rešitev SolumaInvocieReader.com® v oblaku. Dokument se obdela z vodilno OCR-tehnologijo razvijalca ABBYY in potuje v postopek preverjanja izluščenih podatkov (t. i. verifikacija). Slednje izvozimo v M-Files v formatu .xml ali JSON. Podatki na vhodnem računu se samodejno izpolnijo kot metapodatki, po katerih lahko kasneje dokumente enostavno iščete in strukturirate.
Raziskava Forrester
Zakaj izbrati SolumaInvoiceReader.com®?
- Krajši čas poslovnega procesa – rešitev obdeluje več dokumentov hkrati (interval samodejnega pošiljanja iz M-files v SolumaInvoiceReader.com®), kar pomeni nadomestek več oseb, ki bi sicer porabile svoj čas za ročni vnos podatkov, ter krajši čas za njihovo obdelavo.
- Večja izkoriščenost virov – manjši stroški procesa obdelave faktur in izvoza podatkov v formatu, ki podatke pripravi za nadaljnjo obdelavo.
- Samodejno izpolnjevanje metapodatkov v M-Files -> hitro in učinkovito iskanje dokumentov po dobaviteljih, naročilnicah ipd.
Razbremenite se dela z vhodnimi fakturami in njihovo obdelavo prepustite nam!
Postavite tudi vi IIM v središče svojih administrativnih procesov
Obsežna raziskava, ki jo je opravil Forrester, ugotavlja, da uporaba M-Files omogoča večjo učinkovitost pri iskanju podatkov na dokumentih za 60 %, pri njihovem strukturiranju in indeksiranju za 40 %, večjo skladnost podatkov in do 25 % hitrejše revizijske postopke. Kot dodano vrednost izpostavljajo možnost enostavnih integracij z različnimi sistemi (ERP in CRM) in drugimi rešitvami. SolumaInvoiceReader.com® poveča učinkovitost obdelovanja vhodnih faktur. Vodilna OCR-tehnologija in storitev verifikacije prebranih podatkov zagotavljajo do 100-odstotno natančnost prebranih podatkov, ki se v M-Files uvozijo kot metapodatki. Poslovite se od iskanja dokumentov po mapah, raje kot njihovi lokaciji, se posvetite vsebini dokumentov in racionalizirajte svoje administrativne procese.
