Ko podpisovanje dokumentov postane užitek

Našo pustolovščino v svet digitalizacije začenjamo z na videz izjemno preprostim korakom, ki pa dolgoročno v vsakem podjetju, organizaciji ustvarja nenadomestljivo dodano vrednost.

V prvih treh blogih sem bomo posvetili rešitvi ABBYY FineReader PDF 15 in postopoma spoznavali, zakaj je ravno to vaš prvi korak v svet digitalizacije. Za brezplačni preizkus kliknite tukaj.

Delu s fizičnimi oz. »papirnatimi« dokumenti namenimo več časa, kot se zavedamo, predvsem pa zahteva ogromno energije, živcev pa tudi kar precej papirja. Ena ključnih poti trajnostnega razvoja podjetij je postopni prehod k brezpapirnemu poslovanju. Z rešitvijo FineReader, ki jo ponujamo skupaj z našimi partnerji – ABBYY (vodilno svetovno podjetje na področju digitalizacije),lahko »ubijemo dve muhi na en mah«, s tem da postanemo bolj okolju prijazni in varčujemo z viri, ki jih lahko uporabimo drugod.

Vzemimo primer izpolnitev obrazca, ki ga moramo oddati dobaviteljem. Obrazec dobimo po elektronski pošti, običajno v obliki PDF. Predpostavimo, da v našem podjetju nimamo implementiranih digitalnih rešitev, ki bi lahko pomagale pri obdelavi obrazca. Zaposleni, ki je zadolžen za pregledovanje pošte, obrazec natisne. Pri tem porabi svoj čas, kot tudi ne ravno poceni kartuše za tiskalnik. Natisnjen obrazec odnese v izpolnitev svojemu nadarjenemu, ki obrazec izpolni, ga podpiše in vrne prvemu delavcu. Le-ta se vrne k izhodiščni točki –multifunkcijsko napravo tokrat uporabi za skeniranje. Naloženo kopijo obrazca je potrebno še pretvoriti v izbrani format in poslati dobavitelju. Tudi če je opisani proces izjemno utečen in če delavcema vzame le nekaj minut, je to dolgoročno ozko grlo izbranega podjetja. 3 minute za obdelavo takšnega obrazca se na prvi pogled ne zdi veliko. Ko pa predpostavimo, da je lahko podobnih dokumentov vsak dan 10, hitro pridemo do 30 minut, ki jih dnevno porabimo za delo s fizičnimi dokumenti. V 21 delovnih dneh v mesecu in 12 mesecih v letu je to 7.560 minut oziroma 126 ur oziroma skoraj 16 delovnih dni, ki jih letno podjetje nameni za delo s »papirnatimi« dokumenti. Dodajmo še stroške kartuš za tiskalnik ter papir, pa ne pozabimo na program za pretvarjanje datotek v želene formate in izoblikoval se je del poslovnega procesa, ki zagotovo potrebuje izboljšavo.

ABBYY FineReader vam omogoča, da vse to storite na enem mestu. Datoteko preprosto odprete v formatu PDF oziroma jo vanj pretvorite. S funkcijo za urejanje izpolnite zahtevana polja in vstavite že v naprej ustvarjen podpis. Na koncu datoteko pretvorite v izbrani format in pošljete svojemu dobavitelju. Tako enostavno je, da se bo v vas prebudila nostalgija po dnevih, ko ste vadili svoj podpis s sanjami, da boste nekoč kot slavna oseba delili avtograme svojim privržencem.

Proces ustvarjanja podpisa v programu je izjemno preprost. Podpišite se na prazen bel list papirja in ga skenirate ali fotografirate. Pri fotografiranju bodite pozorni na dobro svetlobo in uporabo resnično bele podlage. V programu FineReader odprite dokument, ki ga želite podpisati. Poiščite orodje Signature, ki ga boste prepoznali po konici nalivnega peresa (bodite pozorni, da ste na meniju PDF Tools).

Kliknite na ikono Signature in izberite možnost: Create Signature from Image… Izberite fotografijo oziramo kopijo svojega podpisa, nastavite velikost in ustvarjen podpis shranite z gumbom Save. Ta proces je seveda potreben samo prvič. Ko boste naslednjič želeli digitalno podpisati dokument, izberite funkcijo Add Digital Signature ter podpis vstavite na želeno mesto. Ali ni enostavno? S časom postane takšno podpisovanje prav zabavno. In ne pozabimo, doživljenjsko se lahko takole podpisujete, saj je FineReader ob nakupu doživljenjsko vaš!

Zagotovite si brezplačni preizkus tukaj!

Naš prvi korak v svet digitalizacije je uspešno podpisan. Pot nadaljujemo prihodnjič, ko bomo skupaj raziskovali, na kakšen način obrazec brez tiskanja tudi izpolnimo. Do prihodnjič.