Kakšen je namen poročanja o projektu?
[5 edinstvenih predlog]

Pisanje poročila o projektu je bistven, vendar pogosto zanemarjen dejavnik, ki prispeva k uspešnosti vašega projekta. Zbiranje in urejanje ustreznih podatkov, ki se ustvarijo v teku projekta, je lahko zelo zamudno, vendar je ta postopek mogoče optimizirati in avtomatizirati, kar se vam bo zelo obrestovalo.

V tem prispevku bomo raziskali osnove poročanja o projektih ter delili uporabne predloge in nasvete za ustvarjanje privlačnih poročil o projektih v kratkem času.

Poročilo o projektu je dokument, ki vsebuje podrobnosti o različnih področjih projekta. Glede na vrsto poročila, občinstvo in namen se lahko podrobnosti, ki jih v njem predstavite, razlikujejo.

Poročila o projektu lahko razvrstimo glede na čas – dnevno, tedensko, mesečno ali kvartalno poročilo – ali glede na številne druge dejavnike, kot so tveganje, proračun in slog vodenja projekta. Bistvo vsega tega je … da poročila poenostavijo postopek zbiranja in razširjanja informacij o ključnih projektnih podatkih. Tipično poročilo lahko na primer vsebuje:

• vire, ki ste jih uporabili do sedaj,
• porabo časa za projekt,
• ključne kazalnike uspešnosti,
• večje nastale stroške,
• delovno obremenitev in razpoložljivost ekipe.

Poročanje vam, vaši ekipi in deležnikom omogoča, da spremljate napredek projekta in ga primerjate z vašim prvotnim načrtom. Glavni namen poročila o projektu je, da izboljša vaše sprejemanje odločitev, vam pomaga pri razumevanju podatkov o projektu in pri odločanju o naslednjem koraku. To pa lahko vpliva na vaš proračun, pravočasno izvedbo in uspešnost projekta.

Poleg tega ima pomembno vlogo v strategiji vključevanja deležnikov, saj jih obvešča o napredku projektov, ki jih zanimajo. To je le nekaj razlogov, zakaj je poročanje o projektih postalo najpogostejša dejavnost v pisarnah za vodenje projektov (PMO).

Kot smo že navedli, lahko poročila o projektih razdelimo v različne vrste in kategorije. Za boljše razumevanje vam predstavljamo pet predlog monday.com za poročila o projektih, od katerih ima vsaka edinstveno strukturo in možnost, da jo prilagodite svojim potrebam.

Poročilo o stanju projekta je verjetno najpogosteje uporabljeno poročilo in ponuja splošen pregled trenutnega stanja vaših projektov. Poročilo o stanju projekta bo odgovorilo na vprašanje: „Kakšna je verjetnost, da bomo projekt dokončali pravočasno in ne bomo prekoračili stroškov?“

Ta poročila analizirajo, ali izpolnjujete cilje projekta in ključne kazalnike uspešnosti, koliko denarja ste do sedaj porabili in glavne poudarke tekočega obdobja. Z našo predlogo za posamezen projekt je ustvarjanje poročila o stanju projekta lažje kot kdaj koli prej.

Ta predloga vam pomaga optimizirati časovnico projekta, določiti natančne roke za naloge, spremljati čas projekta in spremljati vse faze projekta na enem mestu. To ploščo lahko preprosto spremenite v nadzorno ploščo za prikaz podatkov in jo uporabite za poročanje.

Poročila o delovni obremenitvi virov vam pomagajo vizualizirati, kaj vaša ekipa dela, kdaj to delo opravlja in koliko dela je še ostalo. Ta poročila vam pomagajo tudi razumeti, kako se vaša sredstva uporabljajo, in zagotoviti, da vaša dejanja potekajo v skladu s splošnim ciljem.

Naša predloga za upravljanje virov vam pomaga organizirati vsa sredstva, lokacije in ljudi na enem mestu ter natančno spremljati vsako dejanje. Prav tako lahko upravljate pobude za dodelitev virov in poskrbite, da istega vira ne dodelite dvakrat pri več nalogah.

Zbirna poročila predstavljajo pregled vseh vaših projektov in združijo vse podatke v enem dokumentu. Ta poročila prikazujejo pomembne mejnike, stanje, odstopanja, napredek in glavne poudarke vaših projektov.

Z našo predlogo za upravljanje zbirnih podatkov lahko spremljate neomejeno število projektov na eni sami nadzorni plošči ter dobite hiter pregled nad njihovo uspešnostjo in donosnostjo.

Poročila o spremljanju časa, znana tudi kot časovni listi, vam pomagajo ugotoviti, kako vaša ekipa porablja čas in pri katerih nalogah ga porabi največ ter odkriti morebitne težave, ki ustavljajo napredek projekta, preden uidejo izpod nadzora.

Z našo predlogo za seznam nalog ekipe lahko vključite celotno organizacijo, dodelite naloge sodelavcem in na hitro ocenite napredek projekta. Če na nadzorno ploščo dodate še stolpec za spremljanje časa, lahko spremljate in nadzorujete tudi čas, ki ga porabi vsak član ekipe. Iz teh podatkov pa lahko pozneje ustvarite poročilo.

Stroški, ki nastanejo pri projektu, so pogosto „tihi ubijalec“ njegove uspešnosti. Na prvi pogled se določen projekt morda zdi uspešen, dokler vsi ne začnejo poročati o stroških šele ob koncu projekta. Poročila o stroških, ki so dostopna vsem članom ekipe in jih lahko vsi posodabljajo na enem mestu, so lahko zelo pomembna ter vam prihranijo čas in neprijetna presenečenja.

Z našo predlogo za sledenje stroškom lahko proaktivno upravljate denarni tok ne glede na svoje računovodsko znanje ali neznanje. Pozabite na skrbi z avtomatizacijami in opomniki, ki odpravljajo težave z opominjanjem na zapadla plačila.